Ewolucja koncepcji zarządzania talentami na przestrzeni ostatnich lat ulega ciągłym modyfikacjom. Przyczynia się głównie do tego szybki postęp technologiczny, wprowadzanie systemu informatycznych (HRIS) oraz rozwój cyfryzacji. Wyłonienie w ramach koncepcji wymiaru strategicznego wymusza na organizacjach gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie bardzo dużej ilości informacji i danych związanych np. z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym, efektami pracy i zatrudnieniem. Dlatego przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują do zarządzania zasobami ludzkimi systemy informatyczne, takie jak HRIS, dzięki którym zwiększa się możliwość w zakresie pozyskiwania, zatrzymania i rozwoju utalentowanych pracowników.
Co trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze HRIS? – omówione zagadnienia:
- Funkcje systemu HRIS
- Co decyduje o wyborze najlepszego systemu HRIS?
- Etapy wdrożenia systemu HRIS
- Podsumowanie
Funkcje systemu HRIS
System informacji kadrowych HRIS (human resources information system) jest to rozwiązanie cyfrowe, które pozwala na zarządzanie i optymalizację procesów kadrowych oraz realizację celów HR. System automatyzuje biurowe prace ręczne, gromadzi informacje o pracownikach i opracowuje raporty i analizy na podstawie zebranych danych. Dzięki funkcjonalności programu można oceniać wydajność, aktualizować informacje o pracownikach i monitorować czas pracy. Oprogramowanie specjalizuje się w określonym zestawie funkcji:
- wspomaga proces rekrutacji, śledzenia kandydatów, przyciągania talentów, poprzez publikowanie ofert pracy, wstępną selekcję CV i konfigurowanie poziomów weryfikacji,
- wspomaga proces adaptacji, zapoznaje nowych pracowników z wymaganymi regulacjami organizacyjnymi,
- gromadzi informacje o pracownikach, w bieżący sposób rejestruje zmiany zgodne z ochroną danych osobowych,
- rejestruje czas pracy i frekwencję, poprzez połączenie z modułem finansowym automatyczne nalicza pensję,
- umożliwia samoobsługę pracowniczą, pracownicy mają dostęp do swoich danych, mogą je na bieżąco modyfikować i zmieniać,
- dokumentacja szkoleń pracowników, planowanie ścieżki rozwoju zawodowego,
- pomiar wydajności, dostosowanie celów organizacyjnych i zespołowych, połączenie efektywności z systemem motywacyjnym.
Co decyduje o wyborze najlepszego systemu HRIS?
Przed podjęciem decyzji o zakupie i wdrożeniu systemu HRIS wskazana jest analiza przedwdrożeniowa najważniejszych czynników i odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące wymaganych funkcjonalności programu. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wielkość organizacji oraz posiadane zasoby techniczne, materialne i pozafinansowe.
W celu osiągnięcia ustalonej wizji w zakresie wdrożenia systemu HRIS należy dostosować oferowane rozwiązania do dwóch głównych obszarów funkcjonalności. Przede wszystkim rozwiązanie powinno objąć jak najszerszy zakres zarządzania zasobami ludzkimi, czyli rekrutację, adaptację, kształcenie i rozwój oraz bazę wiedzy. A kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest możliwość połączenia modułu kadrowego z finansowym, w celu ograniczenia kosztów i uzyskania pełnego obrazu związanego z efektywnością pracy. Najlepsze są komplementarne i całościowe rozwiązania, które zaspokoją wszystkie potrzeby w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.
Etapy wdrożenia systemu HRIS
Kolejne elementy projektu wdrażania systemu HRIS, które należy określić w następujący sposób:
- cel wdrożenia systemu kadrowego, który będzie realizowany przy pomocy platformy,
- wizję czyli jak ma wyglądać system, w celu skonfigurowania odpowiednich funkcjonalności,
- osobę, która będzie nadzorowała wdrożenie projektu, która zadba o prawidłową, terminową i sprawną implementację rozwiązania IT w dziale HR,
- plan wdrożenia, opracowanie harmonogramu, ustalenie budżetu,
- skuteczny system komunikacji oraz organizację szkolenia w zakresie funkcjonalności i obsługi systemu,
- działania testowe umożliwiające sprawdzenie systemu i jego zgodności z zaplanowanymi celami. Możliwości naprawy lub modyfikacji ewentualnych nieprawidłowości.
Organizacje, które wdrażają system kadrowy muszą w sposób świadomy i racjonalny zarządzać kapitałem ludzkim pamiętając, że implementacja musi być zgodna z przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami organizacyjnymi. Ponadto dostępne narzędzia i metody zarządzania personelem muszą być nie tylko efektywne, ale również obiektywne i transparentne. Należy również pamiętać, że każda zmiana budzi opór, dlatego system należy wprowadzać z poszanowaniem wartości społecznych i kultury organizacyjnej.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania zasobami ludzkimi pozwala uzyskać organizacji przewagę konkurencyjną i usprawnić procesy kadrowe. Nowoczesne rozwiązania takie, jak system HRIS automatyzują czasochłonne procesy kadrowe i pomagają pracownikom HR skoncentrować się na zarządzaniu kandydatami i rozwojem zawodowym pracowników. Rozważając inwestycję w rozwiązanie HR warto ustalić, który system HRIS będzie najbardziej pomocny w realizacji kluczowych celów organizacji.
Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.