Co trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze HRIS?

Ewolucja koncepcji zarządzania talentami na przestrzeni ostatnich lat ulega ciągłym modyfikacjom. Przyczynia się głównie do tego szybki postęp technologiczny, wprowadzanie systemu informatycznych (HRIS) oraz rozwój cyfryzacji. Wyłonienie w ramach koncepcji wymiaru strategicznego wymusza na organizacjach gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie bardzo dużej ilości informacji i danych związanych np. z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym, efektami pracy i zatrudnieniem. Dlatego przedsiębiorstwa coraz częściej wykorzystują do zarządzania zasobami ludzkimi systemy informatyczne, takie jak HRIS, dzięki którym zwiększa się możliwość w zakresie pozyskiwania, zatrzymania i rozwoju utalentowanych pracowników.

Co trzeba wziąć pod uwagę przy wyborze HRIS? – omówione zagadnienia:

1. Funkcje systemu HRIS
2. Co decyduje o wyborze najlepszego systemu HRIS?
3. Etapy wdrożenia systemu HRIS
4. Podsumowanie

Funkcje systemu HRIS

System informacji kadrowych HRIS (human resources information system) jest to rozwiązanie cyfrowe, które pozwala na zarządzanie i optymalizację procesów kadrowych oraz realizację celów HR. System automatyzuje biurowe prace ręczne, gromadzi informacje o pracownikach i opracowuje raporty i analizy na podstawie zebranych danych. Dzięki funkcjonalności programu można oceniać wydajność, aktualizować informacje o pracownikach i monitorować czas pracy. Oprogramowanie specjalizuje się w określonym zestawie funkcji:

• wspomaga proces rekrutacji, śledzenia kandydatów, przyciągania talentów, poprzez publikowanie ofert pracy, wstępną selekcję CV i konfigurowanie poziomów weryfikacji,
• wspomaga proces adaptacji, zapoznaje nowych pracowników z wymaganymi regulacjami organizacyjnymi,
• gromadzi informacje o pracownikach, w bieżący sposób rejestruje zmiany zgodne z ochroną danych osobowych,
• rejestruje czas pracy i frekwencję, poprzez połączenie z modułem finansowym automatyczne nalicza pensję,
• umożliwia samoobsługę pracowniczą, pracownicy mają dostęp do swoich danych, mogą je na bieżąco modyfikować i zmieniać,
• dokumentacja szkoleń pracowników, planowanie ścieżki rozwoju zawodowego,
• pomiar wydajności, dostosowanie celów organizacyjnych i zespołowych, połączenie efektywności z systemem motywacyjnym.

Co decyduje o wyborze najlepszego systemu HRIS?

Przed podjęciem decyzji o zakupie i wdrożeniu systemu HRIS wskazana jest analiza przedwdrożeniowa najważniejszych czynników i odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące wymaganych funkcjonalności programu. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę wielkość organizacji oraz posiadane zasoby techniczne, materialne i pozafinansowe.

W celu osiągnięcia ustalonej wizji w zakresie wdrożenia systemu HRIS należy dostosować oferowane rozwiązania do dwóch głównych obszarów funkcjonalności. Przede wszystkim rozwiązanie powinno objąć jak najszerszy zakres zarządzania zasobami ludzkimi, czyli rekrutację, adaptację, kształcenie i rozwój oraz bazę wiedzy. A kolejnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę, jest możliwość połączenia modułu kadrowego z finansowym, w celu ograniczenia kosztów i uzyskania pełnego obrazu związanego z efektywnością pracy. Najlepsze są komplementarne i całościowe rozwiązania, które zaspokoją wszystkie potrzeby w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.

Etapy wdrożenia systemu HRIS

Kolejne elementy projektu wdrażania systemu HRIS, które należy określić w następujący sposób:

• cel wdrożenia systemu kadrowego, który będzie realizowany przy pomocy platformy,
• wizję czyli jak ma wyglądać system, w celu skonfigurowania odpowiednich funkcjonalności,
• osobę, która będzie nadzorowała wdrożenie projektu, która zadba o prawidłową, terminową i sprawną implementację rozwiązania IT w dziale HR,
• plan wdrożenia, opracowanie harmonogramu, ustalenie budżetu,
• skuteczny system komunikacji oraz organizację szkolenia w zakresie funkcjonalności i obsługi systemu,
• działania testowe umożliwiające sprawdzenie systemu i jego zgodności z zaplanowanymi celami. Możliwości naprawy lub modyfikacji ewentualnych nieprawidłowości.

Organizacje, które wdrażają system kadrowy muszą w sposób świadomy i racjonalny zarządzać kapitałem ludzkim pamiętając, że implementacja musi być zgodna z przepisami prawa i wewnętrznymi regulacjami organizacyjnymi. Ponadto dostępne narzędzia i metody zarządzania personelem muszą być nie tylko efektywne, ale również obiektywne i transparentne. Należy również pamiętać, że każda zmiana budzi opór, dlatego system należy wprowadzać z poszanowaniem wartości społecznych i kultury organizacyjnej.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania zasobami ludzkimi pozwala uzyskać organizacji przewagę konkurencyjną i usprawnić procesy kadrowe. Nowoczesne rozwiązania takie, jak system HRIS automatyzują czasochłonne procesy kadrowe i pomagają pracownikom HR skoncentrować się na zarządzaniu kandydatami i rozwojem zawodowym pracowników. Rozważając inwestycję w rozwiązanie HR warto ustalić, który system HRIS będzie najbardziej pomocny w realizacji kluczowych celów organizacji.

Jeśli podobają Ci się treści, które tworzymy, sprawdź również: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.